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Organizar un evento es cómo montar un puzzle. Te enfrentas a un sin fin de piezas que hay que ordenar para que tengan sentido.

Y entre esas piezas se encuentra el timing, ese documento detallado que recoge la estructura y tiempos del evento y que te permitirá minimizar los posibles riesgos que puedan surgir.

Pero el timing no es solo un documento. Es mucho más. Es parte de un proceso creativo que parte del qué quieres contar y cómo quieres hacerlo.

En la siguientes líneas encontrarás la importancia del timing a la hora de organizar un evento y en concreto una gala de premios, qué elementos deberás tener en cuenta a la hora de elaborarlo y un ejemplo concreto reciente en el que he participado.

¡Vamos allá!

Por qué es importante el timing en una gala de premios

Una gala de entrega de premios es un tipo de evento donde por lo general hay un presentador o maestro de ceremonias dinamizando la misma, unos invitados que entregan los premios y unos premiados que tras recibir su galardón ofrecen unas palabras.

timing gala de premios iati

Hasta aquí más o menos la estructura está clara, pero como siempre la importancia está en los detalles.

Realizar un buen timing de tu evento te garantizará el éxito en el mismo por los siguientes motivos:

El público se irá satisfecho y con ganas de una próxima edición

Controlar qué se va a hacer y decir, cómo y cuando y otorgar el tiempo adecuado a cada momento, te permitirá centrarte en asegurar que el evento tenga ritmo, sea dinámico y ameno.

El público asistente a una gala de premios, no quiere ser saturado con información irrelevante que no esté directamente relacionada con los propios premios.

Por ello, centrándote en darle al público lo que quiere, te aseguraras que se marchen con una experiencia positiva y deseando una próxima edición de tu evento.

Garantizas la igualdad de importancia ante los distintos premiados

Hay categorías de premios que hacen más ilusión que otras, que acaparan más atención o que simplemente son más interesantes.

Pero en una gala de premios, todos los premiados deberían tener las mismas condiciones (al menos a priori): mismo tiempo de presentación, mismo tiempo de agradecimientos…

De esta manera nadie se sentirá inferior a nadie o que se ha minusvalorado su premio.

Minimizas los riesgos ante situaciones imprevistas

Cuando todo esté diseñado, estructurado y organizado, plasmarlo sobre un documento y entregarlo a todos los implicados en la organización de la gala, permitirá minimizar los riesgos ante posibles situaciones imprevistas.

Si todo el equipo tiene claro qué hacer, cómo hacerlo y cuando y además se han previsto planes B por si algo sale mal, ya te digo yo que tu evento tiene todas las papeletas para ser posicionado como el mejor evento del año en la mente de tu público.

timing en un evento

Elementos a tener en cuenta

Para asegurarte de que la estructura de tu evento es correcta y que los tiempos previstos están controlados, de cara a conseguir un mayor impacto en tu público, anota los siguientes detalles que ayudarán a garantizar el buen timing de tu evento:

Cuenta con un buen presentador o maestro de ceremonias que controle y dinamice la gala

El profesional encargado de dirigir y guiar la gala y marcar el ritmo de la misma, no puede ser cualquier persona.

Seguro que cuentas con alguien en la plantilla que no tiene vergüenza de hablar en público y conoce todos los detalles de tu marca, pero ¿sabe dirigirse a tu público objetivo?, ¿conecta con él?, ¿es capaz de improvisar si algo se sale del guión?, ¿aporta creatividad a la presentación?… Recuerda que los detalles son los que aportarán valor a tu evento.

timing premios iati

Por ello, para presentar la gala de un determinado evento, no vale cualquiera. Siempre es mejor contar con un profesional en esto para garantizar el éxito de tu acción.

Aprovecho para recordarte que este que te escribe, algo de experiencia tiene ya en estos menesteres, por lo que si necesitas un presentador de eventos para tu próxima gala, ponte en contacto conmigo ;).

No satures al dar importancia a tu marca

Una entrega de premios no es buen lugar para saturar de información a los asistentes, acerca de lo buena que es tu marca. Hay formas sutiles de hacerlo.

Si tienes que ofrecer algunos datos relevantes, que sean concisos y realmente relevantes. Ve a lo importante y apóyate en recursos visuales para dar importancia a tu marca a lo largo de la celebración del evento.

Querer aportar demasiados datos e información de la marca, suele tener el efecto contrario al de generar un impacto positivo en la mente del potencial cliente. Mejor que se vaya con una pincelada y buen sabor de boca, que con la idea de madre mía, que pesados.

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Minimiza los tiempos de entrega del premio y ofrece un tiempo acotado de agradecimiento a los premiados

Que cada premio tenga una breve presentación y que el maestro de ceremonias controle los ritmos para poder alargar o acortar cada una de estas introducciones.

Los finalistas y el público quieren conocer quién ha sido el ganador de su categoría y terminar para poder iniciar el networking o la comida/picoteo que haya tras la gala (si lo hay). Recuerda siempre aquello de: lo bueno si breve, dos veces bueno.

E igualmente acota el tiempo de intervención de cada uno de los premiados para su agradecimiento. Luego seguramente habrá quién se pase, pero juega siempre con un margen de tiempo para prever estas situaciones.

Ordena los distintos premios en el orden que consideres mantenga un adecuado ritmo de la gala

Seguramente habrá categorías de premios que despierten mucho más la atención que otras. Bien por las características del premio, por la temática o porque dos de los finalistas guardan una rivalidad más potente que la del Madrid – Barça.

En cualquier caso, el orden de entrega de las distintas categorías, influirá sin duda en el impacto final de tu evento.

No te olvides de introducir también detalles que dinamicen la gala en algún o varios momentos de la misma. Si solo nos dedicamos a entregar premios, al final el ritmo se mantiene constante y es recomendable romperlo al menos una vez para sorprender.

premios iati

Asegúrate de que todo el equipo conozca el timing

Parece una tontería, pero no lo es. ¿Cuantas veces ha pasado que parte del equipo no recibe la información adecuada para ejecutar una tarea? ¿Y si la recibe pero no la interioriza?

Es vital para que todo vaya sobre ruedas que hagas llegar el documento a todos los implicados en la organización de la gala y mantener una reunión previa para asegurar que todo el mundo tiene claro cada punto del timing.

Si lo haces seguro que reduces el índice de llantos y tirones de pelo por errores tras el evento.

El ejemplo de los Premios IATI 2020

La Gala de los Premios IATI 2020 ha sido la causante de inspirar esta entrada en mi blog.

IATI es una compañía aseguradora de viajes, que ha tenido a los travelbloggers como aliados de su estrategia desde prácticamente sus principios.

Por ello y para premiar el trabajo de estos comunicadores turísticos, IATI organiza estos premios a la excelencia en diversas categorías de comunicación.

La gala de los premios IATI en 2020 fue presentada por Roberto Leal, presentador en TVE y por Jose Pablo García, periodista y coautor del blog A Tomar Por Mundo.

Fue un claro ejemplo de buena organización, buen ritmo, sorpresas y emociones.

Y entre esas sorpresas me encontraba yo, camuflado como parte de las personas que entregaban un premio, actué con un corto monólogo sobre la categoría al mejor proyecto responsable.

Puedes ver mi intervención en el siguiente vídeo:

Si quieres ver la gala completa de los Premios IATI 2020, la puedes encontrar haciendo click aquí.

En definitiva, a la hora de organizar tu próximo evento recuerda dar la importancia que se merece al timing y no te olvides de sorprender. Tu público y potenciales clientes, te lo agradecerán.

¡Nos vemos en el próximo briconsejo!